GPS強化管理
發(fā)布于:2011/7/30 來源：http://leavittnow.com 點擊次數(shù)： 醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的難點 上海物流公司
2.1 藥品是特殊商品，國家法律法規(guī)要求嚴格藥品的質(zhì)量是關(guān)系到人民群眾生命的，因此國家在藥品行業(yè)的監(jiān)管一直是逐步加強的趨勢。最直接的是，GMP、GSP標準分別作為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)藥流通企業(yè)的準入標準起到了凈化整個醫(yī)藥行業(yè)的作用。客觀上講，這兩套標準對保障人民群眾的生命健康貢獻巨大，但也對企業(yè)的管理提出了更高的要求。
對醫(yī)藥流通企業(yè)而言，涉及GSP認證的檢查項目共132項，其中關(guān)鍵項目就有37項，每年的GSP檢查成為醫(yī)藥流通企業(yè)的一次大考。
GSP標準對庫房面積、設(shè)備設(shè)施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求，對于GSP檢查不合格的企業(yè)，國家采取一票否決制，不允許進入醫(yī)藥行業(yè)。例如，GSP標準在硬件方面要求“企業(yè)應(yīng)按經(jīng)營規(guī)模設(shè)置相應(yīng)的倉庫，其面積（為建筑面積）大型企業(yè)不應(yīng)低于1500平方米，中型企業(yè)不應(yīng)低于1000平方米，小型企業(yè)不應(yīng)低于500平方米；企業(yè)有適宜藥品分類保管和符合藥品存儲要求的庫房。其中常溫庫為0—30攝氏度；陰涼庫溫度不高于20攝氏度；冷庫溫度為0—10攝氏度；各庫房相對濕度應(yīng)保持在45%—75%之間”。從上述條款可以看出，進入醫(yī)藥流通行業(yè)必須有一定實力作為基礎(chǔ)。另外，GSP標準對醫(yī)藥流通企業(yè)倉庫的現(xiàn)場管理也提出了“三色六區(qū)”、藥品近效期掛黃牌等具體要求。
2.2 藥品批號控制嚴格，管理難度大
藥品與其他商品在管理上有處很大的不同，就在于同一種藥品有多種批號，而國家對藥品的批號控制相當嚴格，要求藥品經(jīng)營企業(yè)能準確掌握每一批號藥品的進銷存。
一家年銷售額在4億元左右的藥品流通企業(yè)經(jīng)營的藥品大概有5千種左右，而算上同一種藥品不同批號的情況則能達到7—9千種品規(guī)，每一種批號的藥品必須按照不同的藥品進行存儲管理，這是藥品倉儲管理難度所在。
由于醫(yī)藥行業(yè)的經(jīng)營特性，對同一家藥品流通企業(yè)而言，同一種藥品每批次的進價也可能不一樣。如果企業(yè)要對藥品的價格實行批次管理，那么就必須要強大的倉儲管理軟件才能支持。就筆者的了解，南京西構(gòu)科技有限公司開發(fā)的“LINK11供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)”有特色版本實現(xiàn)了該需求，運轉(zhuǎn)也比較符合企業(yè)的實際。
2.3 藥品的質(zhì)量管理要求作業(yè)規(guī)范
醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲管理的重中之重就質(zhì)量管理。在庫藥品的質(zhì)量管理，主要集中在藥品倉儲作業(yè)的規(guī)范性操作，藥品的養(yǎng)護工作，庫內(nèi)空調(diào)、溫濕度儀器的使用并記錄等。
由于GSP對醫(yī)藥倉儲管理有明確詳細的管理規(guī)定，藥品從進入庫房到離開庫房的規(guī)范性操作是質(zhì)量管理的日常體現(xiàn)。按照規(guī)定，藥品從卸下送貨車進入庫房等待驗收一直到揀貨復(fù)核離開庫房，都不允許接觸地面，這就要求企業(yè)需要配備足夠的托盤、貨架等設(shè)施，需要作業(yè)人員不能單純考慮作業(yè)便利性而犧牲作業(yè)質(zhì)量。這就要求醫(yī)藥倉儲管理比其他行業(yè)的倉儲管理需要花費更多的時間、精力來抓作業(yè)的規(guī)范性。 昆山物流公司
2.4 醫(yī)藥物流人才短缺是醫(yī)藥倉儲管理的痛楚
藥品的倉儲管理，涉及到質(zhì)量、物流、信息化、人事、財務(wù)等諸多方面，對人才的要求相當高。
作為醫(yī)藥倉庫，其管理人員必須掌握藥品的質(zhì)量、養(yǎng)護知識，要能對在庫藥品的質(zhì)量狀態(tài)進行監(jiān)控，能與驗收養(yǎng)護人員進行完全的配合并開展工作。一般上規(guī)模的醫(yī)藥倉庫普遍實現(xiàn)了信息化管理，這就要求操作人員會使用信息系統(tǒng)，管理人員精通，能夠通過系統(tǒng)準確反映庫房管理的實際，保證財務(wù)帳與商品帳的平衡。我國醫(yī)藥倉庫總體上還處于人力作業(yè)為主的水平，協(xié)調(diào)一線人員的人事關(guān)系是現(xiàn)場管理人員的日常工作。如筆者兼任物流總監(jiān)的某家醫(yī)藥物流中心，有員工一百三十多人，日出銷售訂單量在800至1000張之間，如果管理人員沒有充分的人員管理經(jīng)驗，可能就無法開展好藥品倉庫的日常工作。
問題是，現(xiàn)在我國既懂醫(yī)藥又懂物流的管理人員太少。根據(jù)2005年國內(nèi)幾大知名網(wǎng)站發(fā)布的職場數(shù)據(jù)顯示：醫(yī)藥物流人才已經(jīng)是職場當中三大最緊俏的人才之一。根據(jù)我國醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展概況的最新調(diào)查表明，我國合格的醫(yī)藥物流人才還缺40000余人。而有資料顯示，2006年我國醫(yī)藥工業(yè)將繼續(xù)保持較快的增長速度，預(yù)計2006年醫(yī)藥工業(yè)總產(chǎn)值同比增幅保持在20％左右水平，人才培養(yǎng)與市場需求之間的不匹配意味著醫(yī)藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當長的一段時間內(nèi)難以緩解。
三、 如何做好醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲管理
3.1 實行“整零分開”，明確整散件庫區(qū)人員的工作責任
對于上了一定規(guī)模的每日中小客戶銷售訂單量占當日銷售訂單總量40%以上的醫(yī)藥流通企業(yè)，就應(yīng)該在倉庫實行藥品存儲的“整零分開”。
藥品的整零分開，是指凡是整件箱（未拆過箱）藥品存儲在整件庫，凡是零頭藥品（已經(jīng)拆箱）都放在專屬的散件庫區(qū)。整散件藥品庫區(qū)都有專職的保管員、發(fā)貨員、復(fù)核員，互不串崗，只從事各自庫區(qū)內(nèi)的藥品的保管、揀貨發(fā)放、出庫復(fù)核工作。
實行整零分開，必須對藥品進行合理的劑型劃分，既要滿足GSP管理要求，更要適當平衡散庫區(qū)發(fā)貨員的工作量。一般而言，每個散貨發(fā)火員管理藥品不要超過400個品規(guī)。實行整零分開后，最大的好處是可以明確藥品的責任人，能有效減少藥品發(fā)貨的差錯率，能實現(xiàn)快速盤點，并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率，對藥品的倉儲管理有極大好處。
3.2 選擇適合的信息化系統(tǒng)，最大限度的支持業(yè)務(wù)流程
醫(yī)藥流通企業(yè)的信息化系統(tǒng)，必須支持藥品的GSP管理，支持對大量數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計工作。由于藥品的存儲是按照一定劑型的標準劃分的，如果倉庫實現(xiàn)了整零分開，系統(tǒng)需要打印從整件庫到散件庫的移庫單（也就是補貨單）和出庫單。一般而言，對于這類倉庫，建議配置高速打印機，集中打印單據(jù)，由專人將單據(jù)分配到各整散件庫區(qū)并進行揀貨作業(yè)。整零分開后的倉庫，信息系統(tǒng)尤其要支持對散件庫區(qū)的藥品的補貨作業(yè)，規(guī)則計算不當極有可能造成員工每日的工作量劇增。
如果信息系統(tǒng)功能再強大一些，可以針對藥品的價格提供“批次管理”的功能，針對每一批次的藥品，針對其不同價格要求銷售開票員在不同的開票價格范圍內(nèi)進行銷售。根據(jù)企業(yè)的銷售習慣，應(yīng)給保管員提供類似“庫存批次鎖定”的功能，對有多個批號的藥品保管員可以選擇其中的幾個批號進行庫存鎖定操作。對已鎖定批號的藥品，開票員可以看見但卻無法銷售，這樣充分可以保證倉庫內(nèi)無積壓的零頭藥品，避免庫存損失。
信息系統(tǒng)的選擇，一定要以企業(yè)的銷售結(jié)構(gòu)、作業(yè)的實際情況為準，不能一味地追求所謂的最先進、最完善。
3.3 加強制度建設(shè)，堅持GSP管理條款
客觀地講，我國倉儲行業(yè)普遍以體力勞動為主，甚至蘇北、西部省份等地區(qū)的醫(yī)藥倉庫，臨時工占了庫房工作人員的很大比例，工作人員整體上素質(zhì)比較低，這就要求我們的醫(yī)藥倉儲者更要加強制度建設(shè)，以制度來規(guī)范倉庫的日常管理。
一般而言，凡是通過國家GSP認證的醫(yī)藥企業(yè)，都是有條件完全按照GSP要求來作業(yè)的，只是不少企業(yè)站在成本與作業(yè)便利性的角度考慮在管理上進行了“偷工減料”。對此，醫(yī)藥行業(yè)的倉儲管理人員應(yīng)將重點放在藥品的劑型劃分與貨位維護上，用制度來落實日常的移庫管理、報損溢管理、出入庫管理、藥品養(yǎng)護管理、發(fā)貨復(fù)核管理等工作。就目前我國醫(yī)藥倉儲行業(yè)從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低這個現(xiàn)狀而言，在日常管理中盡可能避免“人治”是現(xiàn)在許多企業(yè)的當務(wù)之急。
3.4 加強員工的現(xiàn)場培訓，提高作業(yè)技能
針對我國醫(yī)藥倉庫大多還是以人力作業(yè)為主的現(xiàn)狀，加強員工的現(xiàn)場培訓是很有必要的。對卸貨工、發(fā)貨員、保管員、復(fù)核員，應(yīng)該由精通GSP管理標準的質(zhì)量主管定期對其進行現(xiàn)場作業(yè)的抽查與培訓。對一線作業(yè)人員的培訓，時間不需要長，每日上班前花二十分鐘對人員進行分庫區(qū)、分崗位培訓，將培訓與制度的執(zhí)行、績效的考核結(jié)合起來是很有效的。
國外幾十年、國內(nèi)近幾年來，以自動化立體倉庫為核心的備品備件物資存放管理模式在鐵路、能源、機械加工、生產(chǎn)制造等眾多行業(yè)得到廣東省泛推展與應(yīng)用，并幫助企業(yè)解決了物資管理雜散無章、綜合資源浪費，物流能力低下等物流難題，是企業(yè)建設(shè)現(xiàn)代物資供應(yīng)中心，提升企業(yè)綜合物流競爭能力的基礎(chǔ)。
由于備品備件物資管理的特殊性，在這類的備品備件物資供應(yīng)工程的實施中通常需要面臨的問題及難點主要體現(xiàn)以下幾個方面：
備品備件物料自身物理特性復(fù)雜
備品備件物資供應(yīng)部門管理著整個企業(yè)零零散散眾多各類零部件、備品備件物資。物品的體積大小不規(guī)則，重量不一甚至溫度、濕度倉儲環(huán)境要求不同造成了物資總體物理特性復(fù)雜多樣的現(xiàn)狀。通常，走到一個物資供應(yīng)倉庫現(xiàn)場，看到的是各式各樣不規(guī)則的物品，大到幾米長幾公頓重的大型物資，小到幾厘米長的螺絲、像皮膠圈等。解決這些不同物理特性物資合理存放與管理是自動化立體倉庫在備品備件物資管理工程應(yīng)用的難點。
多品種、小批量頻繁出入庫的訂單需求
正如前面提到，物資供應(yīng)倉庫通常擔負著業(yè)所有備品備件物資管理供應(yīng)工作。而下游物資應(yīng)用部門提出的需求訂單往往具有品種繁多、數(shù)量不大的多品種、小批量特點。滿足這類型頻繁出入庫訂單的需求是備品備件物資管理部門的核心工作內(nèi)容。
JIT和準時化供應(yīng)的物流能力挑戰(zhàn)
備品備件物資供應(yīng)部門在日常工作中往往面臨著物資緊急出庫配送的壓力。面對突發(fā)性的訂單物資需求往往需要供應(yīng)部門24小時待命作業(yè)，及時附應(yīng)出入庫訂單的下達，做到JIT準時化、及時化物資供應(yīng)。
物流管理精細化（低庫存、高效率）的要求
由于長期累積的種種原因，備品備件物資倉庫通常庫存不斷擴大、物資實物與單據(jù)不符、倉庫可用面積緊缺等等問題。某物資供應(yīng)倉庫的整個平面利用可能已達到極限，無法再擺放下更多的物資物品，但整體空間利用率卻不一定高，浪費了大量凈空高度資源。而伴隨著臨界倉儲能力的現(xiàn)狀是其多年來備品備件物資品種、數(shù)量大斷增多，物資管理訊息不全的逐年累積所致辭。達到物流管理精細化是解決庫存膨脹、利用效率低下的基本要求。
戰(zhàn)略性物資在庫管理
備品備件物資供應(yīng)不同于常規(guī)生產(chǎn)物資供應(yīng)，戰(zhàn)略物資的長期在庫存放與管理是庫存重要性的一個方面。一定品種、數(shù)量的C類物資需要長期占用倉庫資源的一部分，如何做到有效合理化的日常管理與及時突發(fā)性出庫需求是備品備件物資供應(yīng)需要解決的重要問題之一。
物流管理訊息化的綜合全面功能需求
從物資供應(yīng)部門降低物流成本和提升物流效率的角度看，實現(xiàn)物流管理訊息化的綜合全面功能是提升整個物資供應(yīng)管理水準的關(guān)鍵。對物體慣性的通俗的理解如剎車，由于運動的汽車本身的慣性存在，司機在踩了剎車以后，汽車還要往前保持直線運動，并在地面摩擦力的作用下最終停住，如果汽車是在高速運動下剎車，則通常情況下其滑行的距離要比慢速情況下長，原因是其動能比較大；同樣的行駛速度，噸位大的汽車在剎車時需要滑行更長的距離；如果是高速行駛的汽車，在遭遇緊急情況下剎車，還可能導(dǎo)致車毀人亡！原因還是因為其巨大的慣性！
那么，為什么說庫存也有慣性呢？ 上海到南京托運公司
